10 points à surveiller pour automatiser votre comptabilité et augmenter votre efficacité

1 octobre 2024

Alors que votre mission est d’offrir des services à vos membres, vous constatez que vous et votre équipe consacrez beaucoup trop de temps pour la gestion de la comptabilité. Vous suspectez que des factures puissent tomber entre deux chaises ; suivre les factures non payées devient dès lors un fardeau.

Vous n’êtes pas seul(e) ! 

Il n’y a rien d’amusant à s’occuper de la comptabilité, nous vous l’accordons. Néanmoins, c’est de votre source de revenus qu’il est question ! Si, comme plusieurs, vous souhaitiez améliorer ce processus, voici 10 points à considérer pour une approche qui donne des résultats et qui va augmenter votre productivité tout en exigeant moins de temps à votre équipe.

POINT 1 — Accepter les cartes de crédit en priorité

Plusieurs organisations n’aiment pas utiliser les cartes de crédit à cause des frais engagés par transaction (autour de 2,9 % + 0,30 $). Par exemple, pour un paiement de 50 $, votre coût serait de 1,75 $. Dispendieux ? Pas vraiment, si vous gardez en tête qu’un paiement par carte de crédit n’implique aucune opération manuelle. De plus, vous recevez votre argent dans l’immédiat.

Comparons avec un paiement par chèque ou Interac. Vous devez attendre quelques jours (voire des semaines) avant de le percevoir. Vous devrez alors effectuer un suivi et peut-être envoyer un ou plusieurs rappels. Le jour où vous obtiendrez le paiement, vous devrez appliquer ce montant à la bonne facture, et si c’est un chèque, vous aurez aussi à le déposer ! Même au salaire minimum, si toutes ces opérations vous demandent plus de 6 minutes, vous êtes perdant(e) !

Conclusion : de plus en plus d’organisations n’acceptent, pour leurs événements, que les paiements par carte de crédit. La raison : le temps gagné est énorme !

POINT 2 — Préférer une gestion complète des comptes clients par votre logiciel gestionnaire de la relation client (GRC) ou customer relationship management (CRM)

Aujourd’hui, il est courant d’avoir un logiciel de GRC qui permet à vos membres et contacts d’avoir accès, en ligne, à leur dossier, pour mettre à jour leurs coordonnées et accéder à des informations privilégiées.

Vérifiez que vos membres peuvent consulter toutes leurs factures et qu’ils peuvent les régler en ligne. Pour une touche d’efficacité, demandez d’ajouter la possibilité de payer une facture en inscrivant seulement le numéro de cette dernière.

Assurez-vous, en plus de la facturation automatique des services que le logiciel de GRC vous permet d’accomplir, de produire vos propres factures. Bref, pour une efficacité totale, vous devez vous assurer que toute la facturation des services de votre organisation soit faite à partir de votre GRC.

POINT 3 — Prendre en charge les notes de crédit

Facturer des montants à votre clientèle implique que vous aurez sans doute à effectuer des crédits. Il est donc essentiel que votre GRC offre la possibilité d’émettre des notes de crédit facilement. Encore plus important, si la facture a été payée par carte de crédit, ce crédit doit pouvoir être émis ipso facto sur la carte de crédit, en 1 seul clic. 

Aujourd’hui, la technologie rend cette tâche, qui demandait auparavant plusieurs opérations, tout à fait simple et rapide.

Le logiciel de GRC devrait aussi autoriser à vos membres l’utilisation d’un crédit pour acquitter une facture. Cette approche vous ouvre plusieurs possibilités (comme des cadeaux sous forme de crédit), vous fait économiser beaucoup de temps et améliore vos liquidités.

POINT 4 — Gérer les rappels de manière automatique

Quoi de plus ennuyeux que d’effectuer un suivi des factures qui ne sont pas payées dans l’échéance prévue! Mais c’est une tâche inévitable, car vous aurez toujours des retardataires.

Votre logiciel de GRC doit vous permettre d’envoyer des rappels automatiques avec une copie de la ou des factures en souffrance. Il est à noter que, pour plus de précision, le message peut aussi être ajusté selon le niveau de retard (30, 60 ou 90+ jours).

En outre, un bon logiciel de GRC doit même vous offrir le moyen de demeurer proactif(-ive), c’est-à-dire de vous donner la possibilité d’enlever le droit, pour certains mauvais payeurs, de payer plus tard. Ils devront dorénavant régler leurs factures uniquement par carte de crédit.

POINT 5 — Créer un lien vers votre système comptable

Il est important que votre GRC permette de faire un transfert simple et rapide de données vers votre système comptable. Dans un monde d’efficience idéale, le logiciel de GRC s’occupe du détail de vos comptes clients, et votre système comptable, des rapports.

POINT 6 — Se servir d’un outil pour une conciliation bancaire simplifiée

Demandez à votre comptable ce qui caractérise la conciliation des paiements reçus avec les relevés bancaires. Sa réponse sera sûrement : pas facile, long et pénible. Un bon logiciel de GRC permettra d’effectuer cette tâche en triant les paiements par chèques, virements Interac, transferts bancaires et cartes de crédit. En présentant les paiements groupés par catégorie, le tout étant soutenu par un outil de recherche performant, l’opération de conciliation devient simple, efficace et rapide.

POINT 7 — Utiliser un outil pour corriger une facture

Qui ne fait pas d’erreurs ? Il se peut que, suivant la production d’une facture, le ou la client(e) vous rappelle pour la faire rectifier. Cependant, vous ne pouvez pas modifier une facture déjà émise. Un bon logiciel de GRC doit rendre possible l’annulation de la facture en erreur et vous permettre d’en produire une autre en une seule opération. En bonus, la nouvelle contiendra toutes les informations déjà en place ; il ne vous restera qu’à l’ajuster.

POINT 8 — Entrer un paiement sans soucis

Recevoir des paiements par virements bancaires est pratique, mais parfois les identifiants du virement ne donnent pas assez de détails pour trouver l’expéditeur(-trice). Un autre exemple : vous recevez un paiement par Interac/chèque, et le numéro de la facture payée n’y est pas indiqué. Un détail, peut-être, mais ce dernier vous fait perdre du temps. Assurez-vous que votre GRC permette d’effectuer des recherches par montant, nom et numéro de facture. Votre comptable va vous remercier, car il (elle) économisera beaucoup de temps, et le paiement des factures en sera simplifié.

POINT 9 — Gérer les comptes fournisseurs

En plus de gérer vos comptes clients, il devrait être possible de gérer vos comptes fournisseurs, garder une copie électronique de chacune des factures de vos fournisseurs, et émettre des chèques ou des virements en un clic.

Une fois en place, non seulement vous aurez automatisé toute votre comptabilité, mais vous pourrez connaître de manière dynamique vos profits et votre historique de dépenses en quelques clics.  

Vous vous êtes sans doute déjà posé cette question : « qui était le fournisseur pour le système audiovisuel à la dernière AGA », ou « combien a coûté la location de la salle pour le congrès de l’année dernière » ? Avec la gestion de vos comptes fournisseurs, vous trouverez rapidement la réponse, car les informations se situeront toutes dans votre base de données.

POINT 10 — Contrôler les allocations de dépenses

Un dernier point : si vos bénévoles ou membres de l’équipe produisent des rapports pour se faire rembourser leurs dépenses engagées pour votre organisation, vous devriez veiller à automatiser la gestion de vos allocations de dépenses, de la soumission (avec copies électroniques des factures) à l’approbation, jusqu’au paiement.

L’automatisation de ce processus vous libérera beaucoup de temps et rendra l’opération beaucoup plus simple pour votre personnel et/ou vos bénévoles.

En conclusion, avez-vous déjà entendu la phrase « le diable est dans les détails » ? 

Le succès de l’automatisation de votre comptabilité dépend justement de plusieurs détails. Une fois en place, les gains en temps et efficacité seront importants. Et, en bonus, vous direz adieu à la crainte des factures tombées entre deux chaises. 

Robert Desjardins , Président et gestionnaire de projet chez ViGlob
 

Bio

 
Robert a occupé des postes au sein de divers conseils d’administration d’associations et collabore activement avec les directeurs et directrices de plusieurs organisations majeures. Il est l’un des principaux contributeurs au développement de la solution ViGlob 360. Avant de rejoindre ViGlob, Robert a acquis une expérience significative au sein de grandes entreprises technologiques de pointe, spécialisées dans les bases de données relationnelles, l’analyse de données et l’intelligence d’affaires.

Source : Robert Desjardins