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Créer et gérer les items prédéfinis des factures manuelles

Les items prédéfinis vous permettent de réutiliser une description, un prix, un poste budgétaire et un type de taxe lorsque vous préparez une facture manuelle.

Par exemple, vous pouvez créer un item pour une table à votre soirée de Noël, puis le sélectionner au moment de préparer une facture manuelle.

1. Accéder à la liste des items prédéfinis

  1. Ouvrez le module Membres et contacts.
  2. Cliquez sur le courriel d’un membre ou d’un contact pour ouvrir sa fiche.
  3. Au bas de la fiche, cliquez sur Produire une facture.
  4. Dans la fenêtre de facturation, cliquez sur Modifier la liste des items prédéfinis.
Accès au module Membres et contacts.
Ouvrez le module Membres et contacts.
Bouton Produire une facture dans une fiche.
Le bouton Produire une facture se trouve au bas de la fiche.
Lien Modifier la liste des items prédéfinis dans la fenêtre de facturation.
Accédez à la gestion de la liste depuis la fenêtre de facturation.

Pour gérer cette liste, vous pouvez ouvrir la fiche de n’importe quel membre ou contact. Vous n’avez pas besoin de finaliser une facture pour ajouter, modifier ou supprimer des items prédéfinis.

Liste des items prédéfinis et de leurs paramètres.
La liste présente les items disponibles et leurs paramètres.

2. Ajouter un item

Dans la zone d’ajout, remplissez les champs suivants :

  • Description française : indiquez le libellé de l’item.
  • Description anglaise : ajoutez la traduction si votre site est bilingue ou si vous facturez des clients anglophones.
  • Prix : inscrivez le prix de l’item.
  • Poste budgétaire : sélectionnez le poste approprié dans le menu déroulant.
  • Type de taxe : choisissez l’option correspondant à votre configuration, par exemple Aucune, TPS/TVQ ou TPS seulement.
Champs permettant d’ajouter un item prédéfini.
Définissez la description, le prix, le poste budgétaire et le type de taxe.

Vérifiez les informations, puis cliquez sur Ajouter. Le nouvel item apparaît dans la liste.

Répétez cette opération pour chaque item à créer. Lorsque vous avez terminé, fermez la fenêtre de gestion pour revenir à la facture.

3. Modifier un item

  1. Repérez l’item à modifier dans la liste.
  2. Ajustez les champs directement dans sa ligne.
  3. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action de cette même ligne.
Modification des paramètres d’un item prédéfini dans sa ligne.
Modifiez les informations de l’item concerné.
Bouton Modifier dans la colonne Action.
Cliquez sur Modifier pour enregistrer les changements de cette ligne.

4. Supprimer un item

  1. Repérez l’item à retirer de la liste.
  2. Cliquez sur Supprimer dans sa colonne Action.
  3. Vérifiez que vous avez sélectionné le bon item, puis cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation.
Commande de suppression d’un item prédéfini.
Utilisez la commande Supprimer de l’item concerné.
Fenêtre de confirmation de la suppression.
Confirmez la suppression uniquement après avoir vérifié votre sélection.

Le message « Le choix a bien été supprimé ! » confirme que l’item a été retiré de la liste.

Message confirmant la suppression de l’item.
Le système confirme la suppression.

5. Utiliser un item dans une facture

Dans la fenêtre Produire une facture, sélectionnez l’item souhaité dans le menu déroulant des items prédéfinis, puis poursuivez la préparation de votre facture.

Sélection d’un item prédéfini lors de la préparation d’une facture.
Les items enregistrés sont disponibles dans le menu déroulant de la facture.

Avant de finaliser la facture, vérifiez les items sélectionnés, les montants et les taxes.

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