Repérer et fusionner les fiches en doublon

Gérez efficacement les doublons de comptes, contacts ou membres dans votre base de données. Suivez ce guide pour configurer les accès nécessaires, rechercher les doublons et fusionner les dossiers concernés.

Vérifiez les droits d’accès administrateur.

Assurez-vous que votre compte possède le droit Fusion des dossiers sous la configuration administrateur, dans la section Membres et contacts du profil.

Note importante : vous ne pouvez pas vous attribuer ce droit vous-même, vous devez demander à l’administrateur principal de le faire pour vous.

Accédez au module de gestion des doublons.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports, puis sélectionnez Vérification des doublons.

Définissez les critères de recherche.

Choisissez le statut et type à cibler : par exemple, seulement les contacts ou les membres actifs. Vous devez également préciser le champ qui sert à détecter les doublons : courriel, nom et prénom, numéro de téléphone, ou adresse.

Cochez autant de statuts ou de types de données que nécessaire pour obtenir une liste affinée des doublons.

Cliquez sur Voir le rapport.

Le système affiche la liste des dossiers identifiés comme doublons, avec la valeur de comparaison ayant servi à leur détection.

Examinez les dossiers suspects.

Consultez les fiches en cliquant sur les numéros de membres pour en vérifier le contenu.

Fusionnez ou marquez les dossiers.

Choisissez de fusionner les dossiers (ex : fusionner la fiche 123 vers 115) ou de les marquer comme non doublons selon le cas.

Consultez et confirmez la fusion.

Avant la fusion, vérifiez les informations des fiches à supprimer et à conserver. Si tout est correct, cliquez sur Fusionner pour valider l’opération.

Le système transfère toutes les données (factures, événements, journal des notes) de la fiche supprimée vers celle conservée, puis confirme la fusion effectuée.

Attention : cette action est irréversible.

Gérer les doublons maintient votre base de données propre et évite les erreurs de gestion. Utilisez régulièrement cette fonctionnalité pour garder vos membres et contacts à jour et précis.