Une solution Web dédiée aux associations

Vous gérez une association ?
Vivez-vous l’une de ces situations ?

JE VEUX PARTICIPER AU PROCHAIN WEBINAIRE!

Notre solution permet d’automatiser ce processus.

La gestion des renouvellements demande toute une discipline et beaucoup de temps pour mettre à jour et coordonner l’envoi des différents avis et suivis. Le principal défi est de s’assurer que tous les membres renouvellent leur membership et procèdent à leur paiement facilement. 

Notre solution Web s’occupe de la transmission des avis de renouvellement, de la production des factures et des suivis des comptes recevables, de l’inscription dans les bons postes budgétaires et de l’intégration vers votre système comptable.

Ainsi, vous aurez en main tous les outils nécessaires pour suivre l’évolution de votre membership!

Le processus d’adhésion est grandement facilité à l’aide d’un formulaire en ligne performant qui répond aux besoins spécifique de votre organisation. 

En utilisant notre solution, plusieurs associations ont réduit considérablement leur charge de travail et ont augmenté de façon significative leur taux de renouvellement...et de satisfaction de leurs membres!

JE VEUX VOIR CETTE SOLUTION EN ACTION!

Notre solution vous permet de créer, en quelques clics, un formulaire d’inscription pour votre événement.

Vous en avez déjà plein les bras avec l’organisation de votre événement et la publicité entourant ce dernier. Il vous reste très peu de temps pour gérer les inscriptions, les paiements, les remboursements et autres nombreux changements.

Grâce à notre solution, vos visiteurs (membres ou non-membres) peuvent s’inscrire et payer en ligne en quelques secondes!

Le système transmet les confirmations, produit les factures, construit la liste des participants et avise le responsable de l’événement. Le tout, sans intervention de votre part!

Encore mieux, les participants pourront accéder à leur profil pour retrouver une copie de leur facture et vérifier (et même ajuster) leurs inscriptions.

Du côté de l’administration, la liste des participants se construit automatiquement. Vous pouvez également produire des listes de présences, des cocardes et vous avez accès à des statistiques complètes concernant l’activité!

Le système transmet également des rappels aux participants et permet à ceux-ci d’inscrire facilement la date de l’événement à leur agenda!

JE VEUX EN SAVOIR PLUS!

Notre solution vous offre un CRM (Customer Relation Management) qui vous permet de facilement maintenir toutes les informations sur vos membres, et ceci, de façon tout à fait automatique. 

Vos membres sont toujours en mouvement : changement d’adresse physique, changement de courriel, nouveau numéro de téléphone. Leurs intérêts changent. À quels événements ont-ils participés et quel sont leur contribution à votre association ? Quels ont été vos communications avec eux ? Bref, cela demande beaucoup de travail de maintenir toutes les informations sur vos membres à jour.

Voici un aperçu de la puissance de notre outil :

  • Toutes les informations sur vos membres sont gardées dans un base de données liée à outil de recherche performant;
  • Il est possible d’extraire facilement les données de vos membres/utilisateurs (fichiers Excel/CSV);
  • Tous le courriels reçus et envoyés à un membre sont conservés automatiquement dans son dossier;
  • Vous avez accès à toutes ses factures et leur statut (vous pouvez les réimprimer au besoin);
  • Vous avez accès à une liste des événements auquels le membre a participé;
  • Il est possible de modifier l’affichage du site Web selon les intérêts du visiteur;
  • Vous pouvez voir ce que vos membres consultent sur votre site Web; 
  • Toutes les notes et les actions sont présentes dans le dossier du membre;
  • Et beaucoup plus! :)

Bref, il est possible de centraliser toutes les informations sur vos membres. Encore mieux, ils peuvent mettre à jour leur profil, extraire leurs factures, imprimer les reçus et voir leurs inscriptions aux événements.

Imaginez comment tout ceci peut vous faciliter la vie et assurer la pérennité des informations de votre association!

JE VEUX PARTICIPER AU PROCHAIN WEBINAIRE!

Notre solution vous permet de conserver votre documentation à un endroit sécurisé et de facilement donner les accès selon le type de membre.

Pas facile de se retrouver quand l’information se retrouve un peu partout et sur différents plateformes. Encore pire, avec les mouvements d’employés ou de bénévoles, comment s’assurer que rien n’est perdu ?

Lors du changement de personnel (permanent ou bénévole), il faut souvent tout recommencer ou mettre beaucoup d’efforts pour faire le transfert de connaissance. Une énorme perte de temps!

Grâce à notre solution, vos informations seront conservées à un seul endroit et il sera possible pour vous ou un membre de votre équipe d’y accéder facilement.

Au changement de garde, le transfert de connaissance se fait rapidement et sans aucune perte d’informations.

CONTACTEZ-NOUS POUR UNE DÉMONSTRATION GRATUITE!

Notre solution s’occupe de tout sans intervention de votre part!

Votre association a une mission et c’est ce qui vous motive.

Par contre, pour rencontrer cette mission vous avez besoin de gérer les comptes recevables et ce n’est sûrement pas la partie la plus amusante!

Produire les factures, les transmettre, faire les corrections, faire les suivis avec les membres qui payent en retard et envoyer le tout au comptable qui à son tour, va vous poser un tas de questions.

À ceci s’ajoute les membres qui perdent leurs factures que vous devez reproduire et retransmettre.

Il y a aussi ceux qui veulent un reçu. Encore une fois, beaucoup de temps perdu!

Grâce à notre système, les factures sont produites automatiquement et sont transmises par courriel (avec un message de présentation) à votre membre.

De plus, la facture et le reçu sont déposés dans leur dossier ce qui permet à un membre de les retrouver et de les imprimer au besoin.

Les montants sont ajoutés dans les bons postes budgétaires ce qui va plaire et faciliter le travail de votre comptable. 

Le système peut même être directement relié à votre logiciel comptable!

Vous avez accès à des rapports complets pour suivre les recevables.

Vous avez des personnes qui tardent à payer leurs factures ? Aucun problème.

Le système va automatiquement transmettre un rappel et si vous voulez, des frais de pénalités pourraient s’ajouter.

Besoin de produire un crédit ? Aucun problème.

Le tout se fait d’un clic. Le crédit est produit et tous les documents sont mis à jour. C’est d’une facilité déconcertante !

JE VEUX EN SAVOIR PLUS!

Notre système de gestion de contenu est extrêment « user-friendly ».

Même si la plupart des gestionnaires de contenu modernes sont plutôt faciles à utiliser, lorsque nous ne travaillons pas tous les jours avec un tel outil, il est toujours un peu ardu de faire des modifications sur le site sans anicroches.

Ajoutez à ceci le fait que dans une association, les rôles et responsabilités changent souvent et que plusieurs membres de l’équipe sont des bénévoles.

Notre système de gestion de contenu a été conçu et développé pour les néophytes tout en restant très puissant pour être utilisé par un professionnel.

Vous avez un changement à faire sur votre site Web ? Rien de plus simple!

Une fois connecté à votre interface d’administration, vous pouvez le faire DIRECTEMENT sur la page du site et ceci sans avoir besoin d’utiliser d’outils spéciaux. Encore mieux, tout est journalisé et si vous faites une erreur, vous pouvez facilement revenir en arrière!

Avec cette approche, vous pourrez maintenant déléguer les mises à jour du site à différentes personnes et comme c’est simple et amusant à faire, les membres de votre équipe se feront un plaisir de maintenir à jour l’information de votre site Internet!

JE VEUX EN SAVOIR PLUS!

Les fonctionnalités
Un outil technologique pour chaque tâche de gestion!

JE VEUX UNE DÉMONSTRATION PERSONNALISÉE!

Notre solution facilite la gestion du membership.

Débutant par l’inscription, en passant par l’automatisation des approbations et incluant les renouvellements. Le tout avec la gestion automatique des rappels et la possibilité pour un membre de faire son renouvellement en un clic.

Résultat : une augmentation du taux de renouvellement et une réduction appréciable de votre travail!

Adhésion

  • Multi-niveaux
  • Segmentation régionale
  • Possibilité de promotion (coupon rabais)
  • Paiement en ligne (chèque – carte de crédit)
  • Facture au format PDF et message de bienvenue
  • Membres individuels et/ou corporatifs
  • Carte de membre virtuelle

Profil

  • Interface personnalisée pour l’utilisateur du site
  • Gestion du profil (par le membre ou par l’administrateur)
  • Historique des achats
  • Historique des inscriptions aux événements
  • Réimpression des factures / archives
  • Gestion des abonnement aux différentes parutions de l’association
  • Accès sécurisé aux documents

Renouvellement

  • Date fixe ou anniversaire
  • Paiement en ligne (chèque – carte de crédit)
  • Rappels automatiques avec 3 niveaux d’avis

Répertoires

  • Répertoire des membres
  • Répertoire des partenaires
  • Bibliothèque virtuelle
  • Bottin de ressources

Boîte à outils

  • Outil de mises à jour automatiques
  • Outils de gestion des doublons
  • Reçus d’impôt
  • Module de gestion des dons à l’organisme
  • Possibilité d’ajouter des notes administratives aux dossiers des membres
  • Possibilité de rejoindre les membres de multiples façons (courriels, SMS, médias sociaux...)

Outil flexible

Un outil pour facilement gérer et présenter vos événements allant du simple séminaire, d’un AGA et jusqu’à un congrès.  Et n’oublions pas la gestion des formations. Notre système s’occupe des inscriptions, des rappels, de la production des cocardes, des paiements et même des présences.  Sans se connecter, notre application peut reconnaitre un membre et compléter toutes les informations pour lui.  Sans oublier toutes les petites fonctions que nous vous ferons découvrir et qui vous feront sauver beaucoup de temps. Résultat : une augmentation de la participation et une réduction de votre charge de travail!

  • Permet de facilier la gestion de tous les types d’événements (séminaire, congrès, tournoi de golf...)
  • Relié à la base de données centrale
  • Relié au système de publipostage afin de pouvoir rejoindre les participants plus facilement
  • Prix multi-niveaux (tarif membre, tarif non-membre, tarif étudiant...)
  • Permet l’usage de codes de promotion
  • Possibilité de plusieurs items pour un même événement
  • Possibilité de plusieurs options pour chaque item
  • Inscription et paiement en ligne
  • Message de confirmation avec facture officielle (en format PDF) et incluant l’inscription au calendrier du participant
  • Intégration au système comptable
  • Gestion des présences (application en ligne utilisable lors de l’événement)
  • Exportation de la liste des participants
  • Production des cocardes
  • Et beaucoup plus...

Boîte à outils

  • Possibilité de webdiffuser l’événement 
  • Inscription rapide sans création de compte
  • Gestion du nombre de places disponibles
  • Tableaux de bord personnalisés

Modules pour congrès

  • Accès à la documentation
  • Évaluation des conférences
  • Reçus officiels
  • Certificats
  • Envoi de SMS aux participants

Budget

  • Outils pour faciliter la gestion du budget de l’événement

Au démarrage du projet, la conception de la structure de base du site est faite par notre équipe, sous votre supervision. Nous allons adapter le visuel de notre plateforme pour correspondre à vos besoins. Nous allons également intégrer les menus qui seront fournis d’office par votre équipe. Un projet clé en main qui allège les tâches de votre côté!

Toutefois, une fois le site en ligne, vous serez entièrement autonome pour gérer les menus, sous-menus, textes et différentes images qui apparaissent sur votre site. Notre gestionnaire de contenu (CMS) est facile et simple à utiliser en plus d’être supporté par un centre de formation vidéo en ligne.

Notre solution vous permet de mettre à jour le contenu directement à partir du site public !

Si vous êtes un administrateur, que vous naviguez sur le site et que vous voyez une coquille, vous pouvez la corriger directement sans accéder à l’administration (si vous êtes connecté).

De plus, le système garde une trace de ces corrections. Le système garde une archive de toutes les modifications et tient un journal des différentes actions des administrateurs.

Nous vous offrons également l’accès à notre centre de support pour obtenir de l’aide en tout temps si vous avez des questions ou éprouvez un problème. C’est inclus!

Notre solution permet une rigueur comptable impeccable!

Toutes les factures sont conservées, aucune perte, tous les montants sont classés par compte comprenant une gestion des postes comptables flexible. Une panoplie de rapports sont également à votre disposition. 

Un système où toute la gestion des recevables est complètement intégrée au site de la production des factures en passant par les reçus et allant même jusqu’à la gestion des rappels de paiement.

De plus, ces informations pourraient facilement s’intégrer à votre système comptable.

Une économie de temps des plus appréciables!

Notre système est intégré à la plateforme Cyberimpact pour la transmission de courriels massifs et interactifs.

Celui-ci offre la possibilité de monter rapidement et facilement des courriels, incluant des notions interactives comme des sondages!

Une association, c’est une mine d’information. 

Vous allez apprécier notre centre de documentation qui permet de classer vos documents et de les rendre disponibles selon les droits de vos visiteurs.  D’ailleurs, l’intégration du site Internet avec le CRM/base de données nous permet de mettre en place des extranets pour différents groupes. Le système peut même ajuster dynamiquement la présentation des informations selon les préférences de chaque membre. Et tout ça, en quelques clics !

Il ne faut pas négliger l’interface graphique pour vos membres (section réservée).

Notre système permet de créer jusqu’à 8 niveaux de membres différents afin de gérer les accès et contenus aux membres ou autres personnes. Au niveau des administrateurs, ils ont accès à une plateforme de gestion simple et conviviale.

Le nombre de membres, contacts et administrateurs du système est illimité et n’influence pas les coûts de la plateforme. Vous pourrez gérer facilement les comptes, les accès et les droits de chacun.

Ils pourront modifier leur profil, voir toutes leurs inscriptions aux événements (et même faire des ajustements à leurs inscriptions), accéder à toutes leurs factures et payer en ligne. 

Une approche gagnante-gagnante : vous offrez plus de services à vos membres et vous réduisez votre travail!

Le système offre des rapports extrêmement complets qui permettent de voir :

  • Le nombre total de membres par type de membership;
  • Le total des revenus potentiels par type de membership;
  • La popularité des intérêts des membres;
  • L’évolution du membership;
  • Les nouveaux membres;
  • Les membres perdus;
  • La durée du membership;
  • Le nombre de renouvellements par mois.

Nos sites internet permettent d’afficher les liens vers les médias sociaux sans problème ainsi que les widgets de médias sociaux (tel que les fils Facebook ou Instagram) et les outils de partage de contenu.

Vous vendez des documents ou autres objets promotionnels?

Notre boutique en ligne intégrée est simple d’utilisation. Elle calcule automatiquement les coûts de livraison selon les coûts de Postes Canada!

Quelques réalisations

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